Digitaal ondertekenen – wat is het en waarom is het handig
Wanneer we een belangrijk document hebben waarbij 2 partijen ergens mee moeten instemmen dan is het normaal om dit te printen en er allebei een handtekening onder te zetten om het officieel te maken. Maar is deze methode wel zo efficiënt?
Digitaal ondertekenen maakt dit een stuk makkelijker. Met de juiste software heb je de handtekening digitaal en kan dit proces een stuk sneller en efficiënter. Hieronder een aantal voordelen wat dit oplevert.
Bespaart kosten
Tegenwoordig verlopen de meeste processen bij de meeste bedrijven allemaal digitaal. Maar waarom zijn er dan altijd nog veel zaken die niet digitaal verlopen, zoals het zetten van een handtekening, waarvoor ook de documenten, die normaal digitaal zijn, eerst moeten worden uitgeprint en daarna eventueel weer moeten worden gescand. Dit lijkt allemaal heel inefficiënt als je nagaat dat je met de juiste software digitaal kunt ondertekenen en dus meerdere handelingen over kunt slaan.
Digitaal ondertekenen kan al in minder dan een minuut door zowel interne medewerkers, leveranciers en klanten. Deze tijdsbesparing zorgt er ook voor dat je sneller die handtekening hebt staan en dus meer zekerheid hebt.
Overal inzicht
Papieren documenten zijn minder makkelijk bereikbaar en op te halen door iedereen. Digitale handtekeningen kunnen online in de software worden opgeslagen waardoor ze altijd toegankelijk zijn voor iedereen en makkelijk bereikbaar.
De juiste digitale handtekening is juridisch rechtsgeldig
Door een proces voor de elektronische ondertekening te gebruiken zoals hier https://www.afas.nl/software/digitaal-ondertekenen ook is terug te vinden, weet je zeker dat alles geheel juridisch rechtsgeldig is. Door middel van gekwalificeerde certificaten, waarbij de identiteit duidelijk is vastgelegd, is er een hoge betrouwbaarheid en is alles juridisch correct vastgelegd.
De digitale handtekening kan bij allerlei verschillende soorten contracten worden toegepast, zoals bij arbeidscontracten, loonbelastingverklaringen, offertes, adviesdocumenten en natuurlijk nog veel meer.
Kortom, door alles op de juiste manier toe te passen verloopt alles niet alleen veiliger, maar ook efficiënter, sneller en worden workflows geautomatiseerd en geoptimaliseerd.
